Expertos Internacionales ICETEX 2024

 

El programa Expertos Internacionales de ICETEX apoya el desarrollo de la internacionalización de la educación superior en Colombia a través de una serie de herramientas que les permiten a las instituciones inscritas, generar actividades virtuales y presenciales con enfoque internacional.

 

Los apoyos financieros, ofrecidos bajo la modalidad de reembolso, están dirigidos a la participación de expertos internacionales en eventos organizados o gestionados, en Colombia o el exterior, por instituciones de educación superior (IES) e instituciones técnicas y tecnológicas, que hagan parte del Programa de reciprocidad para extranjeros en Colombia del ICETEX.

La Universidad de Boyacá, apoya la realización de eventos con invitados internacionales, por lo cual por medio del presente documento se define el procedimiento para aplicar a los comités trimestrales que ICETEX establece y en los cuales se postulan los eventos y docentes propuestos por las facultades y/o dependencias, previamente aprobados por la rectoría de la Universidad de Boyacá. 

MODALIDADES 

El programa Expertos Internacionales cubre las siguientes modalidades: 

Movilidad entrante. Apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la convocatoria, con el fin de que un experto residenciado en el exterior participe en un evento, actividad académica o de investigación en Colombia. Para esta modalidad se podrá solicitar apoyo para:

•        Docentes 

•        Investigadores

•       Practitioners (Expertos que no hacen parte del sector académico.)   

Movilidad saliente. Apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la convocatoria, con el propósito de participar en un evento, actividad académica o de investigación fuera del país.

Dentro de esta modalidad se podrá solicitar apoyo para:

ü    Docentes que vayan a realizar una ponencia o actividad académica fuera del país.

ü    Pasantías para investigadores y estudiantes de doctorado.

ü   Directivos y funcionarios administrativos, pertenecientes a la IES, que vayan a participar en una actividad que aporte al desarrollo de la institución desde la internacionalización.

ü    Misiones académicas organizadas por redes universitarias o por el gobierno nacional. (máximo dos (2) personas)

ü    Estudiantes que vayan a representar a la institución o al país en un evento internacional. 

ü    Estudiantes de pregrado que deban hacer un intercambio intersemestral o una estancia de investigación en el marco de un convenio suscrito por la IES.  

Virtual. Apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la convocatoria, con el propósito de generar, desde la internacionalización, espacios virtuales de formación, cooperación académica, investigación e innovación, tales como:

ü  Cursos virtuales de formación, ofrecidos por universidades extranjeras, dirigidos a: docentes, investigadores, pasantes doctorales y gestores de relaciones internacionales (docentes, funcionarios, directivos).

ü    Clases virtuales, ofrecidos por universidades extranjeras, dirigidas a estudiantes y comunidad académica de la universidad, las cuales se den en el marco de un acuerdo o contrato con otra institución.

ü    Entradas a eventos virtuales internacionales o especializados en temas de internacionalización. 

Proyectos. Apoyo financiero, bajo las condiciones descritas en la convocatoria, con el propósito de implementar proyectos en internacionalización (Cátedras, seminarios, estancias de investigación, cooperación académica o demás actividades que aporten al desarrollo de la internacionalización y requieran de alguno(s) de los rubros dispuestos bajo esta modalidad), en modalidad presencial o virtual.

Podrán ser sobre cualquier temática, pero deberán incluir mínimo una de las áreas de favorabilidad descritos en la convocatoria.

Nota. Esta modalidad no aplica para solicitar los dos rubros de movilidad. 

RUBROS FINANCIABLES 

A través de este programa se podrá solicitar apoyo para que el ICETEX financie uno de los siguientes rubros según la modalidad:

MOVILIDAD ENTRANTE Y SALIENTE

Pasaje aéreo internacional, ida y regreso a un único destino, en tarifa económica. El monto máximo disponible dependerá de la región de destino o procedencia según lo siguiente:

 

Esta modalidad no cubre trayectos nacionales ni múltiples destinos. A nivel nacional únicamente aplica para conexiones en los casos en que no haya vuelos directos.

Nota: Solicitar un valor superior al establecido, según los topes por región, conllevará a la descalificación automática de la aplicación

Se debe tener en cuenta que en la medida en que los montos solicitados sean más altos, se aprobarán menos aplicaciones. Los topes son un margen de referencia, no el valor que se deba solicitar siempre. En este sentido, es fundamental que se tengan criterios de eficiencia y austeridad al momento de adquirir los tiquetes.

Viáticos. Los recursos de este rubro podrán ser empleados para cubrir los gastos de hospedaje del experto (hotel, alimentación y transporte interno), ya bien sea mediante el pago directo a este o al hotel. El valor máximo que financia el ICETEX, por día, es de medio salario mínimo legal mensual vigente hasta por catorce (14) días calendario.

Entradas a eventos especializados en internacionalización de la educación: A través de este rubro se podrá solicitar apoyo para cubrir el costo de la entrada de eventos o conferencias presenciales, cuya temática sea la internacionalización de la educación, los cuales podrán tener lugar en Colombia o el exterior. Se otorgará un apoyo de hasta cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

                                                                                                                   VIRTUAL

Cursos virtuales. Se cubren solo aquellos que sean legalizados contra factura emitida por una institución de educación extranjera, en la que el rubro cobrado sea el curso como tal. El valor máximo que financia el ICETEX, por beneficiario, es de ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para estos casos, el valor solicitado no puede superar el costo del curso o el tope mencionado.

Nota: El programa Expertos Internacionales bajo ninguna modalidad cubre honorarios. 

                                                                                                                 PROYECTOS

Equipos, materiales y suministros.

Servicios técnicos y profesionales. Licencias, servicios de asesoría y de apoyo (con personas jurídicas reconocidas en su área).

Apoyo logístico para la realización y producción de eventos.

Viajes y estancias (solo para proyectos presenciales). Según el caso, se podrá solicitar apoyo para tiquetes o viáticos (uno de los dos) según lo estipulado en la modalidad de movilidad de la presente convocatoria.

El monto que podrá solicitar la institución, bajo la modalidad de proyectos, se determinará por el número de expertos internacionales que vincule. Por cada experto podrá solicitar hasta 10.000.000 COP.

En el formulario de inscripción deberá diligenciar la información solicitada para esta modalidad e indicar el o los rubros al igual que los montos solicitados para cada uno.

DURACIÓN SEGÚN MODALIDAD 

Tiquetes: La estancia deberá tener una duración mínima de tres (3) días y máxima de seis (6) meses.

Viáticos: La financiación por parte del ICETEX está condicionada a la duración de la visita del experto, la cual no podrá ser menor a tres (3) días ni mayor a catorce (14) días calendario.

Virtual: Podrán ser cursos, clases y eventos de mínimo un (1) día. No hay un límite para la duración, sin embargo, la financiación no podrá superar lo descrito en el apartado rubros.

Proyectos: Deberán tener una duración mínima de cinco (5) días hábiles y de máximo 6 meses. 

ÁREAS DE FAVORABILIDAD

El programa Expertos Internacionales apoya todas las áreas del conocimiento, sin embargo, contarán con puntuación adicional aquellas aborden alguno(s) de los siguientes temas:

• Beneficiar directamente a población con enfoque diferencial (personas con discapacidad, indígenas, afro, raizales, rom, víctimas, mujeres rurales, LGBTIQ+).

• Construcción de paz.

• Beneficiar directamente a estudiantes con excelencia académica y escasos recursos (estratos 1 y 2).

• Trabajo en territorios PDET o con estudiantes provenientes de esas regiones.

• Beneficiar directamente a estudiantes de primera generación.

• Articulación entre el sector empresarial, la academia y el Estado.

• Beneficiar a profesores de colegios públicos o de escuelas normales superiores.

• Trabajo con spin off y startups de base tecnológica.

• Movilidades y actividades de cooperación con universidades africanas.

• Implementar acciones para proteger a la población migrante en condición de vulnerabilidad.

• Transición energética y energías renovables no convencionales y limpias. 

CRONOGRAMA

Todas las solicitudes deben ceñirse a los tiempos establecidos en el cronograma 

*La convocatoria general del programa Expertos Internacionales no cubre movilidades que se lleven a cabo en diciembre, debido al calendario de pagos de la entidad. 

Información a tener en cuenta:

ü    En cada comité se estudian las solicitudes de eventos o actividades que se realizarán en los meses estipulados en el período de adjudicación.

ü    Por ningún motivo se aceptarán solicitudes fuera de las fechas límites de aplicación de cada comité.

ü    Por ninguna razón se aceptarán solicitudes de reembolso que no se encuentren completas y dentro de los plazos estipulados en el cronograma.

ü    Este programa se financia con recursos públicos, por lo que las instituciones tienen la obligación de hacer las compras y reservas, siguiendo los principios de austeridad y eficiencia presupuestal.

ü    Una vez publicados los resultados del comité, la institución beneficiada podrá iniciar el proceso de legalización de acuerdo con las condiciones descritas en la convocatoria.

ü    En caso de presentarse una situación de fuerza mayor que impida la movilidad del experto, se podrá solicitar su cambio dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles a la notificación de resultados. No se aceptan solicitudes de cambio de modalidad, rubro o monto aprobado.

ü  Para el rubro de tiquetes, las instituciones deberán hacer la compra o reserva dentro de los siguientes diez (10) días hábiles a la notificación de los resultados, en los casos en que no hayan comprado los tiquetes antes del comité. 

PROCEDIMIENTO PARA LA PARTICIPACIÓN DE PROFESORES INVITADOS ESTABLECIDA PARA LA UNIVERSIDAD DE BOYACÁ

Todo el proceso de aplicación al programa se lleva a cabo de manera virtual, mediante el usuario único asignado a la institución y que se maneja directamente desde la DIRI. 

Por favor tenga en cuenta lo siguiente al momento de hacer la aplicación:

• Las postulaciones deben hacerse con el número y tipo de documento de identidad real y vigente del experto.

• El número de documento de identidad no debe contener espacios intermedios ni al inicio.

• Los nombres y números de documento de identidad no deben contener signos de puntuación ni caracteres especiales.

• Si se identifica que la aplicación se hizo con un documento de identidad que no corresponde al experto, la solicitud o desembolso no se autorizará, aunque se encuentre en etapa de legalización.

• Todos los candidatos a movilidad entrante deben ser postulados con pasaporte, de lo contrario se descalificará la aplicación.

• Los ciudadanos extranjeros solo se pueden postular con pasaporte o cédula de extranjería, de lo contrario se descalificará la aplicación.

• En ningún caso se puede hacer una postulación con el DNI o número de documento de identidad asignado en un país extranjero (diferente al pasaporte), ya bien sea ciudadano colombiano o extranjero.

• Los ciudadanos colombianos, presentados a movilidad saliente o modalidad virtual, pueden ser postulados con cédula de ciudadanía o pasaporte.

• Por favor recuerde que es su responsabilidad diligenciar y suministrar información correcta y fidedigna. Cualquier inconsistencia puede generar inconvenientes en el proceso de la convocatoria. Asimismo, tenga presente que diligenciar información falsa en una convocatoria pública es un delito.

• Una vez celebrado el comité, los resultados serán notificados vía correo electrónico y podrán ser consultados a través del aplicativo en línea. Es importante aclarar que las instituciones son las responsables de hacer las respectivas compras y adquisiciones de los rubros aprobados.

• Todos los documentos requeridos deben ser presentados de forma digital a través del aplicativo en línea, ingresando por la opción “documentos” donde deberá cargar uno por cada ítem descrito. Este proceso debe llevarse a cabo dentro de las fechas estipuladas en el cronograma del programa, de no ser así los recursos no serán reembolsados, por lo tanto, se liberarán para futuras aprobaciones. 

Durante la Planeación del evento (para postulación) 

ü  Verificar la fecha y modalidad de realización del evento.

ü  Verificar en el siguiente cronograma las fechas establecidas por ICETEX, así como las fechas de radicación en la DIRI.

 

ü   Presentar a rectoría para aprobación el formato de solicitud para postulación a expertos invitados (un formato diligenciado por cada docente invitado – (ver formato) junto con la programación del evento.

ü  Enviar a la DIRI el formato aprobado para la respectiva postulación en línea, mínimo una semana antes de la fecha límite de postulación, al correo internacionalizacionudb@uniboyaca.edu.co.

ü  En el diseño de las imágenes publicitarias del evento se debe incluir el logo de ICETEX.     Descargar Logo

ü  Enviar carta de invitación y/o bienvenida a cada docente en el que se indique el tipo de permiso migratorio con el que debe ingresar al país.     (ver ejemplo de carta). *Se recomienda incluir la siguiente nota en la carta:

Nota sobre Requerimiento de Migración Colombia: a su llegada a Colombia, deberá presentar esta carta en el Punto de Control Migratorio correspondiente, con el fin de generar el sello Permiso de Integración y Desarrollo - PID en su pasaporte o tarjeta andina; el día de llegada a nuestra universidad usted debe presentar a los organizadores la copia de su pasaporte junto con el sello para el reporte ante Migración, lo anterior para no incurrir en sanciones legales. 

Durante el evento 

ü  Presentar a la DIRI el (los) docente(s) invitados una vez llegue(n) al país, para realizar el respectivo reporte en la plataforma de Migración Colombia.

ü  El invitado debe diligenciar el siguiente formulario     (VER FORMULARIO) con el fin de registrar su movilidad.

ü  Tomar fotografías del evento, de cada docente y de cada ponencia o intervención, con el uso del logo del ICETEX.

ü  Grabar video de mínimo 3´00” y máximo 5´00” minutos a cada experto. 

Posterior al evento (para legalización de reembolso)

Los documentos que se deben presentar para solicitar el reembolso, son los siguientes:

ü    Copia del pasaporte de cada experto.

ü    Enviar a la DIRI el registro fotográfico o digital del uso del logo del ICETEX y de Expertos Internacionales y del desarrollo del evento.

 

ü  Enviar a la DIRI las imágenes publicitarias y el uso de las mismas en los diferentes medios, que reflejen el apoyo del ICETEX, tales como: creación y publicación de piezas de difusión que lleven el logo de la entidad; hacer una publicación en las redes institucionales dando visibilidad a la actividad y reconocimiento al ICETEX. Se debe cargar evidencia de esto en la plataforma (imagen y enlace de la publicación). El registro se debe presentar por cada experto en el     formato adjunto.

ü  Entregar a la DIRI el video de cada experto.

ü  Carta de rectoría solicitando la legalización de reembolso (trámite desde la DIRI). 

Documentos adicionales de acuerdo con el rubro:

Tiquetes

 

ü     Copia del itinerario del viaje entregado por la aerolínea al momento de comprar el tiquete.

ü     Presentar factura de compra de tiquetes aéreos con su valor en pesos colombianos. La factura debe ser individual, no se aceptarán facturas que relacionen a más de un experto.

ü    Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se estipule que el pago se efectúa a la agencia de viajes que expidió el tiquete. (trámite desde la DIRI).

 

Viáticos

 

ü   Copia de la factura del hotel en la cual se relaciona el nombre del experto y los días de hospedaje (esto no aplica en los casos en los que los recursos son entregados directamente al experto).

ü  Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se estipule que el pago se efectúa al hotel o al experto internacional.

ü  Certificación debidamente firmada por el experto en la cual declare el pago del dinero por parte de la institución en los casos que aplique. 

Virtual

ü  Copia de la factura del curso o evento virtual en COP (aquellos dirigidos para una persona de la institución, debe tener el nombre de esta).

ü  Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se evidencie que el pago se efectuó.

ü  Certificación debidamente firmada por el experto en la cual declare el pago del dinero por parte de la institución en los casos en que este haya hecho el pago de la entrada al curso o evento.

ü  Copia del pasaporte o documento de identidad del beneficiario del curso o evento.

ü  Para casos de clases dirigidas a la comunidad académica o un grupo de estudiantes, se debe adjuntar una descripción, del curso, de máximo una (1) página.

ü  Se debe hacer una publicación en las redes institucionales dando visibilidad a la actividad y reconocimiento al ICETEX. Se debe cargar evidencia de esto en la plataforma. 

Entradas a eventos especializados en internacionalización de la educación

ü    Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se evidencie que el pago se efectuó. Ya bien sea en la factura o en el comprobante de egreso, se debe reflejar de forma clara el equivalente del pago en COP.

ü     Certificación debidamente firmada por el experto en la cual declare el pago del dinero por parte de la institución en los casos en que este haya hecho la compra de la entrada al evento.

ü     Se debe adjuntar una descripción, del evento, de máximo una (1) página. 

Proyectos

ü  Diligenciamiento completo del apartado Informe financiero, en la sección de legalización.

ü  Copia de las facturas, en COP, de los rubros cubiertos con los recursos del ICETEX

ü  Copia de los comprobantes de egreso de la institución, los cuales den cuenta y soporten lo reportado en el informe financiero. 

Nota: La presentación de la documentación incompleta para la legalización impedirá el trámite oportuno.

Por ninguna razón se aceptarán solicitudes de reembolso que no se encuentren completas con todos los documentos.

Las facturas que estén en una moneda extranjera y no relacionen su equivalente en pesos colombianos (COP) no serán válidas y por lo tanto no se aprobará el reembolso. 

POSTULACIÓN Y APLICACIÓN 

• La participación del experto internacional debe estar dirigida a un programa de actualización, curso, diplomado, programa de pregrado, especialización con alto nivel de investigación, maestría o doctorado en cualquier área del conocimiento. 

• Para hacer la postulación al comité de Expertos Internacionales se debe diligenciar un aplicativo en línea, para este fin se debe presentar a la División de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales – DIRI, la solicitud para postulación al programa, completamente diligenciado y aprobado por rectoría. 

• Esta aplicación debe hacerse desde la División de Relaciones Interinstitucionales - DIRI, ya que sólo esta división tiene usuario autorizado y clave de acceso a la plataforma. 

Nota: La no presentación de la información y documentación incompleta para la postulación impedirá el trámite oportuno. 

INFORMACIÓN ADICIONAL

• Bajo ninguna circunstancia se autorizarán solicitudes de cambio, en caso de la no realización del evento o la no participación del experto aprobado, se deberá notificar al ICETEX de forma oportuna con el fin de liberar los recursos para futuros comités. 

• Enviar a los docentes carta de bienvenida en la que se indique el tipo de permiso migratorio con el que deben ingresar al país, para evitar sanciones legales (esta carta se debe tramitar con la asesoría de la DIRI). 

• Reconocer la participación del ICETEX en el evento, a través de plegables, material informativo, publicidad y anuncios que se realicen, así como, ubicar pendón en lugar visible dentro del auditorio y durante el desarrollo del evento. 

• Los docentes deben ser presentados a la División de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales, con el fin de realizar el registro pertinente en la plataforma de migración Colombia, requisito fundamental para la estadía de extranjeros en la Universidad. 

• Cada solicitud estará sujeta a un proceso de evaluación. Bajo ninguna situación, el simple hecho de hacer la aplicación implica su aprobación. Es muy importante que esto, al igual que todos los criterios de la convocatoria, lo tengan claro todos los miembros de la comunidad académica que son postulados al programa. 

• Los recursos se girarán ÚNICAMENTE al centro docente beneficiado, no se pagará a personas particulares, ni a otras instituciones. Por ningún motivo se tramitarán pagos al exterior.

 

Vicerrectoría de Proyección Institucional

División de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales – DIRI

Edificio Central Quinto Piso - Oficina 508

Teléfonos: 7450000 Ext. 5507

Celular – WhatsApp: +57 3164782326

Correo electrónico: internacionalizacionudb@uniboyaca.edu.co