SIIUB - Universidad de Boyacá

El SIIUB es un sistema de integración que incluye todos los procedimientos, procesos y mecanismos de información sistematizados, para apoyar y gestionar los objetivos, políticas y proyecciones de la Universidad de Boyacá.

El proyecto SIIUB nació como una idea del CENTRO DE INVESTIGACIONES PARA EL DESARROLLO (CIPADE) y se convirtió en uno de los proyectos institucionales auspiciado por éste centro. El proyecto se ha desarrollado en la carrera de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de Boyacá, y venía siendo adelantado por los Ingenieros de Sistemas que conforman el grupo de Investigación. Debido a cambios organizacionales dicho proyecto inicia a partir de Octubre de 2007 a hacer parte de la Dependencia de Informática, Tecnología y Telecomunicaciones (DINTEL), donde es administrado y desarrollado por un equipo de ingenieros de sistemas funcionarios adscritos a DINTEL.

FASE I: En esta primera fase, se desarrolló el trabajo utilizando el método de análisis y diseño estructurado.

Desarrollar una herramienta computacional ágil, precisa, eficiente y actualizada, basada en el manejo interactivo de archivos a través de una red de computadores que intercomunique todas las dependencias de la institución, con el fin de facilitar el trabajo de las personas involucradas en el procesamiento de la información y satisfacer con ello los requerimientos de los usuarios.

Desarrollar un sistema que presente modularidad, facilitando la internación con el usuario.
Agilizar los procesos que se llevan a cabo en las diferentes dependencias.
Llevar un control automatizado de la información que se genere en cada dependencia de la universidad.
Mantener los datos actualizados.
Minimizar el tiempo tanto de búsqueda de información, como de entrega al usuario final.
Generar información de una fuente integral y centralizada para contribuir ágilmente en la toma de decisiones de la administración de la Institución.

El proyecto inició con un levantamiento general de información en todas las dependencias de la universidad con el fin de determinar cuáles son los procesos que se manejan, cómo están interrelacionados y cuál es su prioridad. Después de dicho levantamiento se determinó que el proyecto se organizaría en 7 módulos principales:

El Módulo Académico maneja toda la información concerniente a la parte académica de la universidad como es: admisiones, matrículas, inscripciones de materias, notas, consejos y comités, constancias y certificados, graduandos y egresados, administración académica, registro y control académico.
El módulo Administrativo maneja procesos de personal, nómina, compras, inventarios, dotaciones y suministros, activos fijos, salud ocupacional y mantenimiento de instalaciones físicas.
El módulo Financiero maneja el presupuesto, contabilidad, tesorería, pagaduría e impuestos y retenciones.
El módulo de Investigación administra los proyectos de investigación bajo la coordinación del CIPADE (Dentro de Investigaciones para el Desarrollo) en lo referente a recursos humanos y físicos, seguimiento del desarrollo del proyecto, banco de datos de los proyectos.
El módulo de Extensión y Proyección hace referencia al manejo de Consultorio Jurídico, servicios de laboratorio de Análisis Ambiental, Servicios de Salud, Asesoría Empresarial y Convenios / Intercambios Académicos.
El Módulo de Asesoría Institucional hace referencia a la Gestión de Planeación, Asesoría Jurídica, Relaciones Interinstitucionales e internaciones y convenios e Intercambios académicos.
El Módulo de Servicios a la Comunidad Universitaria está conformado por Politeca, Servicio de Bienestar Universitario, Servicios de Salud, Divulgación, Préstamo de Ayudas Audiovisuales, Consultorio Jurídico.

En el momento se encuentran instalados y funcionando los siguientes procesos del Módulo Académico:

Admisiones: abarca lo referente a Inscripciones de estudiantes, Asignación y realización de entrevistas, Realización Comité de Selección.
Matriculas: Permite la matrícula de Estudiantes nuevos, Estudiantes antiguos, estudiantes de intercambio, estudiantes de convenio, configuración y generación de CPM (Certificado Pago de Matrícula) y manejo de Paz y Salvos.
Tutorías: proceso que permite la Asignación de Estudiantes a tutores, Actualización de Datos Básicos de Estudiantes.
Administración Académica: Este proceso permite la realización de la Programación académica semestral de cursos, horarios, asignación automática de espacios físicos, configuración de la carga laboral de los docentes con horarios y espacios físicos asignados a cada actividad.
Inscripción automática de materias: permite la Configuración del Plan de Estudios de cada estudiante, Inscripción de materias con validación de lo estipulado en el reglamento estudiantil, así como verificación de cruces de horarios, también permite realizar Adiciones y Cancelaciones de acuerdo a lo establecido en el calendario académico.
Registro y control Académico: Digitación de notas por parte de docentes, generación de reportes finales, cálculo de situaciones académicas, homologaciones, validaciones, registro de notas aclaratorias (previa autorización del Director de Programa)
Consejos y Comités: Maneja los procesos referentes a levantamiento de fallas, cambios de situación académica, cancelación de semestre, adición y cancelación de materias (competencia de los consejos), cambio de jornada, reintegros y aplazamientos.
Constancias y certificados: Generación de certificados de notas por semestre, por periodos académicos, de todos los semestres, certificados de buena conducta, certificados de estudiantes matriculados con intensidad horaria, con valor pagado, Constancias de: terminación de materias, terminación de consultorio jurídico, aspirantes admitidos.
Graduandos y egresados (Proyecto de grado, Examen de Grado): Maneja la información referente a los egresados, tal como: terminación de estudios, información laboral, datos personales. Graduandos: permite registrar los anteproyectos de grado: información como: jurados, asesores, conceptos; trabajos de grado: jurados, asesores, conceptos. Actas de grado: Información de las ceremonias de grado, actas de grado como tal. Generación de estadísticas. Registro de notas de examen de grado y exámenes de proficiencia en un idioma extranjero.

Información de Funcionario: Maneja lo referente a información básica de los funcionarios
Nómina de Catedráticos: este proceso toma la información generada en el módulo de programación académica, para la generación de contratos a catedráticos, así como la liquidación mensual y semestral de la nómina, incluyendo aportes, descuentos, etc.
Evaluación Docente por parte de Directivos: permite el diligenciamiento de la evaluación docente por parte de directivos, la cual se refleja en la programación académica.
Evaluación Docente por parte de Estudiantes: permite el diligenciamiento de la evaluación docente por parte de estudiantes, la cual se consolida y se refleja en la programación académica.
Autoevaluación Docente: permite el diligenciamiento de la autoevaluación que se realiza cada docente, con el fin de mejorar su labor académica en la universidad.

Módulo de Investigación:
Permite registro de líneas de investigación, asociarlas a programas y dependencia, creación de anteproyectos, proyectos, investigadores de grupos, investigadores de proyectos, informe mensual.

Módulo de Extensión y Proyección se ha desarrollado el proceso:
Convenios el cual permite el registro de los convenios insterinstitucionales, registro de estudiantes de convenio (tanto los que estudian en la Universidad de Boyacá como los que se van a participar a un convenios) de acuerdo con la finalidad (si son para estudiar, para realizar trabajo de grado, etc.), registro de docentes de convenio de acuerdo con la finalidad.

Módulo de Servicios a la Comunidad Universitaria:
Se desarrolló el submódulo de Politeca para el préstamo automático de libros, registra el préstamo de libros tanto para sala como para casa, este proceso maneja la información referente a libros (Colecciones general, reserva y referencia), trabajos de grado, monografías, centro de documentación y banco de datos.
Módulo Financiero, este módulo maneja información financiera de la universidad, referente a:

Contabilidad: permite el manejo de cuentas del Plan Único de Cuentas, información exógena de la DIAN, generación de reportes contables.
Tesorería: Manejo de Recibos de caja de : créditos, cpms, etc; comprobantes de egreso para pagos a proveedores, devoluciones de matrículas, etc.; certificados de retención de IVA, ICA y FUENTE; reporte de giros a proveedores; pago de cuotas de créditos financieros
Créditos: creación y legalización de créditos financieros otorgados por la Universidad de Boyacá para pago de matrículas y otros conceptos. Creación de informes sobre créditos aprobados, de deudores, de cuotas canceladas, etc. Creación y legalización de créditos otorgados por ICETEX, ingreso de créditos de ICETEX otorgando el valor aprobado por el ICETEX.

SiiuB Online es una aplicación Web de la Universidad de Boyacá que frece a los estudiantes inscritos en el periodo académico que actualmente se esté cursando información académica actualizada de:

FASE II: Esta fase se encuentra en desarrollo. Se caracteriza por la definición e implementación de un proceso de producción de software utilizando MSF (Microsoft Solutions Framework) y definiendo la arquitectura de tres capas propuesta por J2EE, utilizando las técnicas de la programación orienta a objetos. En esta fase se van a implementar todos los procesos ya desarrollados, los procesos planteados en cada uno de los módulos anteriormente enumerados y además todos los requerimientos para el manejo de planes académicos flexibles.

Con este nuevo enfoque los usuarios (estudiantes, funcionarios, etc.) tendrán la posibilidad de realizar los procesos académicos, administrativos respectivamente desde cualquier parte del mundo puesto que los usuarios solo necesitan tener Internet para lograr tener acceso al sistema, teniendo en cuenta que éste contará con una gran plataforma de seguridad que permitirá evitar el ingreso de personas ajenas a la institución.

Para el funcionamiento del proyecto se cuenta con dos ambientes de trabajo (Desarrollo y Producción).
En la parte de Producción se cuenta con un servidor IBM X-Series 255 con procesar xeon de 2.7Ghz 4 GB en RAM con 2 DD de 36.4 GB SCSI + 3 DD de 73.4 GB SCSI ultra en el cual se encuentra instalada la base de datos de producción Oracle 10g y a la cual tienen acceso todos los usuarios finales del SIIUB.

Se cuenta con un servidor de aplicaciones IBM System X 3500 TORRE con procesador Quad Core E5335 80W 2.0GHz 8 GB en RAM con DD IBM 146GB 15K 3.5in HS SAS en el cual se instalara las aplicaciones.

En Desarrollo se cuenta con dos servidores un servidor IBM NetFinity 5600 en el cual se encuentra instalada la base de datos de desarrollo y pruebas, la cual es Oracle 10g y en la cual se realizan las pruebas de todos los procesos que se desarrollan; el segundo servidor es un Servidor IBM PC-Server 330 en el cual está el código fuente de la aplicación.
Se utilizara el framework de Visual Studio .NET, ASP y lenguaje de programación C#.

INTEGRANTES

Ingeniero de Sistemas de la Universidad de Boyacá. Especialista en Gerencia de Sistemas Informáticos de la Universidad de Boyacá. Diplomado en Docencia Universitaria de la Universidad de Boyacá. Diplomado en Procesos de Construcción de Conocimiento desde Modelos de Educación a distancia de la UNAD. Gestión Académica para la Educación a Distancia de la Universidad Metropolitana de Chile. Cursa estudios de Maestría en Ciencias de la Información y las Telecomunicaciones en la Universidad Distrital. Director del proyecto Sistema Integrado de Información de la Universidad de Boyacá SIIUB. Orienta la asignatura Gerencia de Proyectos Tecnológicos en el Programa de Ingeniería e Sistemas.
e-mail franciscovargasb@uniboyaca.edu.co Oficina 104 Edificio EM-1. Ext 7134.

Ingeniero de Sistemas de Universidad de Boyacá. Diplomado (I modulo) Oracle 9i, Universidad Piloto de Colombia. Diplomado en Docencia Universitaria de la Universidad de Boyacá. Especialista en Telemática de la Universidad de Boyacá. Instructor Certificado CCNA1, CCNA2 ACADEMY CISCO SYSTEM. Administrador de Bases de Datos del Sistema Integrado de Información de la Universidad de Boyacá SIIUB. Orienta la asignatura lógica de la programación en el Programa de Administración Financiera y de Sistemas.
acolmenares@uniboyaca.edu.co Oficina 104 Edificio EM-1. Ext 7134.

Ingeniero de Sistemas de la Universidad de Boyacá. Especialista en Telemática de la Universidad de Boyacá. Arquitecto de software del Sistema Integrado de Información de la Universidad de Boyacá SIIUB. Instructor Cisco CCNA 1 y 2 de Cisco Networking Academy Program, Universidad tecnológica de Pereira, Diplomado en Docencia universitaria de la Universidad de Boyacá. Arquitecto de Software del Sistema Integrado de Información de la Universidad de Boyacá SIIUB. Orienta la asignatura Actualización Tecnológica en el Programa de Administración Financiera y de Sistemas.
hozkar@uniboyaca.edu.co Oficina 104 Edificio EM-1. Ext 7134.

Ingeniero de Sistemas de la Universidad de Boyacá. Cursando Especialización en gerencia de sistemas informáticos Universidad de Boyacá, desarrollador 5 estrellas Microsoft. Arquitecto de software Sistema Integrado de Información de la Universidad de Boyacá SIIUB.
email uniboyaca: haurbano82@uniboyaca.edu.co Oficina 104 Edificio EM-1. Ext. 7133

Ingeniero de Sistemas de la Universidad de Boyacá. Cursando Especialización en gerencia de sistemas informáticos Universidad de Boyacá, desarrollador 5 estrellas Microsoft. Ingeniero de desarrollo y soporte Sistema Integrado de Información de la Universidad de Boyacá SIIUB.
email uniboyaca: canino29@uniboyaca.edu.co Oficina 104 Edificio EM-1. Ext 7132.

Ingeniero de sistemas- Universidad de Boyacá, desarrollador 5 estrellas Microsoft. Ingeniero de desarrollo y soporte Sistema Integrado de Información de la Universidad de Boyacá SIIUB.
email uniboyaca: mesaavedra@uniboyaca.edu.co Oficina 104 Edificio EM-1. Ext 7132.